Wat we bewaren, en waarom

Er staan twee soorten gegevens in Ordly: die van jou als klant, en die van je kopers. Voor die tweede zijn wij niet de baas, en dat verandert alles.

Deze versie geldt vanaf 21 augustus 2026.

Het korte antwoord. We bewaren wat nodig is om je orders af te handelen en je facturen te maken. We verkopen niets door, we volgen je niet en er staat geen enkele meetdienst op onze site of in je portaal. Wat er wél in staat, staat hieronder per soort.

Jouw gegevens

Hiervoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen wat we bewaren en waarom.

Wat	Waarom	Hoe lang
Je bedrijfsgegevens	Naam, adres, KvK, btw-nummer, IBAN.	Zolang je klant bent, en daarna zeven jaar omdat de Belastingdienst dat van ons vraagt.
Je mailadres en inlog	Het adres waarmee je aanmeldt en een versleuteld wachtwoord.	Zolang je klant bent. Bij opzeggen binnen dertig dagen weg.
Je sleutels van bol	Client id en client secret, versleuteld met een sleutel die buiten de back-up staat.	Zolang je klant bent. Bij opzeggen meteen weg.
Je orders en facturen	Wat je verkocht, aan wie, en de facturen die daaruit volgden.	Zeven jaar, want dat is de bewaarplicht voor je administratie. Je kunt alles exporteren voor je stopt.
Wat het portaal deed	Een logboek van wat er is opgehaald en verstuurd, zonder inhoud van mails.	Negentig dagen. Genoeg om te kunnen nakijken wat er misging, kort genoeg om geen archief te worden.

De gegevens van je kopers

Hiervoor ben jij de verantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Bol geeft je die gegevens in bruikleen om de bestelling af te handelen; ze zijn niet van jou en niet van ons. Wat dat betekent staat in de verwerkersovereenkomst.

Naam en plaats. Leesbaar in de database, want daar moet je op kunnen zoeken en het staat op de factuur.
Adres, postcode en mailadres. Versleuteld met AES-256-GCM, met een sleutel die per klant apart is.
Wat er besteld is. Artikel, aantal, bedrag. Nodig voor de factuur en de reviewmail.

Ze staan in een database die alleen voor jouw omgeving bestaat. Er is geen scherm waarop wij door jouw kopers kunnen bladeren, en de sleutel waarmee de versleutelde velden opengaan staat buiten de back-up. Wie een gestolen back-up heeft, heeft aan die velden niets.

Wie het nog meer ziet

Hetzner, in Duitsland: daar draait de server. Zij verwerken niets, ze verhuren de machine.
Je eigen maildienst: de reviewmails en facturen gaan via de dienst die jij instelt, met jouw sleutel. Wij hebben geen kopie van die mails buiten je eigen verzendboek.
Mollie, voor de incasso van je abonnement. Die ziet jouw betaalgegevens, niet die van je kopers.
Google of Apple, als je meldingen op je telefoon aanzet. Zij vervoeren de melding maar kunnen hem niet lezen: de inhoud is versleuteld en er staat geen naam van een koper in.

Verder niemand. Geen advertentienetwerk, geen analysedienst, geen chatwidget.

Wat je kunt vragen

Je mag opvragen wat we van je hebben, het laten aanpassen, of het laten verwijderen. Mail naar service@ordly.nl; we reageren binnen een week. Vind je dat we het niet goed doen, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat het om gegevens van een kóper, dan moet die bij jou zijn en niet bij ons; jij bent daar de verantwoordelijke. Wij helpen je wel om eraan te komen.

Als er toch iets lekt

Dan melden we het je binnen 24 uur nadat we het weten, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Ook als het klein is en ook als het onze fout was.