Van niets naar draaiend

Aanmelden is drie velden en een betaling. Daarna heb je een eigen adres op jouwnaam.ordly.nl, een wachtwoord dat je zelf koos, en een portaal dat klaarstaat.

1. Vul op ordly.nl je bedrijfsnaam, je mailadres en het adres dat je wilt in. Je ziet meteen of het nog vrij is.
2. Je komt uit op je eigen adres en kiest daar een wachtwoord. Een zin werkt beter dan een woord.
3. Lees de afspraak over de gegevens van kopers en zet het vinkje; die komt één keer.
4. Betaal je eerste maand via iDEAL of kaart. Daarmee geef je meteen een machtiging, zodat je er daarna niet meer naar om hoeft te kijken.

Zonder deze twee regels kan Ordly niets bij bol ophalen. Het is de enige stap die je echt zelf moet doen; de rest volgt daaruit.

1. Log in bij partner.bol.com met je eigen account. Wij loggen nooit voor je in.
2. Ga naar Instellingen → API-instellingen en maak een nieuwe sleutel aan.
3. Je krijgt een client ID en een client secret. Het secret zie je maar één keer, kopieer hem meteen.
4. Plak ze allebei op Aan de slag en druk op Opslaan en nakijken. Het portaal vraagt bol dan meteen of ze werken.

Deze komen op je facturen te staan. Een factuur zonder btw-nummer of KvK is geen geldige factuur, en dat merk je pas als een zakelijke koper erover mailt.

1. Vul op hetzelfde scherm je naam, adres, postcode, KvK, btw-nummer en IBAN in.
2. Val je onder de kleineondernemersregeling? Zet dat vinkje aan, dan rekenen we geen btw en zetten we de juiste zin op de factuur.

Vanaf hier is het jouw portaal en niet dat van ons. Je koper ziet nergens de naam Ordly.

1. Ga naar Vorm en kleur en sleep je logo erin (png of svg).
2. Kies je huiskleur. Die gebruiken we op je facturen en in je reviewmails.
3. Kies een van de zeven factuurlayouts; je ziet meteen hoe je factuur eruit komt te zien.
4. Je logo staat daarna linksboven in het portaal, met “Handelsportaal” eronder.

Ordly is een gewone website, maar je kunt hem op je beginscherm zetten alsof het een app is. Op een iPhone is dat bovendien verplicht als je meldingen wilt, een regel van Apple.

Een seintje op je telefoon zodra er iets verkocht is, je koopblok wegvalt of er een retour aankomt. Dit is het stuk dat je de hele dag niet meer hoeft te kijken.

1. Ga naar Meldingen en druk op Zet meldingen aan.
2. Je browser vraagt om toestemming. Zeg ja, zeg je nee, dan is de knop dood tot je het in de instellingen van je browser terugdraait.
3. Druk op Stuur een proefmelding en zet je scherm even uit.
4. Zet uit waar je niet voor gestoord wilt worden. Wat je uitzet staat ’s ochtends nog wel in je dagmail.

Vanaf nu doet het portaal het werk. Elk uur kijkt het bij bol; ’s nachts haalt het de hele lijst opnieuw op. Jij hoeft nergens op te drukken.

1. Wacht een uur, of kijk de volgende ochtend.
2. Op Orders staat elke bestelling met de stand ernaast: klaar, factuur naar bol, of wachtend.
3. Zoeken kan op naam, ordernummer of artikel. “de.vries” vindt ook “LOTTE DE VRIES”.
4. Er is iets verkocht terwijl je kijkt? Dan schuift er rechtsonder een kaartje binnen.

Eén nette mail per bestelling, vijf dagen na bezorging. De regels van bol zitten erin en zijn niet uit te zetten, dat is met opzet, want daar rekent bol je op af.

1. Ga naar Reviewmails en lees het standaardsjabloon door.
2. Pas de begroeting en de ondertekening aan naar je eigen woorden.
3. Bekijk het voorbeeld rechts: zo krijgt je koper hem.
4. Zet hem aan. Ze gaan ’s avonds om 19:00 weg.

Pas hierna kan het portaal zeggen wat er per artikel overblijft. Zonder kostprijs rekenen we niets uit, een verzonnen marge is erger dan geen marge.

1. Ga naar Artikelen. Alles wat je verkocht hebt staat er al in.
2. Klik op een artikel en vul je inkoopprijs in, met de datum vanaf wanneer die geldt.
3. Koop je later goedkoper in, dan zet je er gewoon een nieuwe regel bij. Oude orders blijven rekenen met de prijs die toen gold.
4. Vul bij commissie je percentage per categorie in; dat scheelt het per artikel invullen.

Elk uur kijkt het portaal of je het koopblok nog hebt en wie er onder je zit. Hier telt het uur, dus dit is een melding en geen mail.

1. Je hoeft niets aan te zetten; dit loopt vanzelf mee.
2. Op Aandacht staat wat je kwijt bent en wat de laagste prijs nu is.
3. Wil je er een seintje van op je telefoon, zet dan “Je koopblok kwijt” aan bij Meldingen.

Aan het eind van het kwartaal haal je er in één keer uit wat je boekhouder nodig heeft.

1. Ga naar Boekhouding en kies het kwartaal.
2. Download UBL als je boekhoudprogramma dat leest (Jortt, Moneybird, e-Boekhouden), of csv als je boekhouder het in Excel wil.
3. Het btw-overzicht laat per tarief zien wat je moet afdragen. De aangifte zelf doe jij, of je boekhouder; wij rekenen alleen op.

Verkocht je al langer op bol? Dan kun je je pdf’s van vroeger erbij zetten, zodat alles op één plek staat. Mag ook later; het is de enige stap die niet hoeft.

1. Ga naar Oude facturen en sleep je pdf’s erheen, of één zip.
2. We lezen de tekst en zoeken naar een ordernummer dat van jou is.
3. Wat we niet met zekerheid kunnen thuisbrengen, parkeren we met de reden erbij. Vul daar zelf het ordernummer in.