Overstappen zonder dubbele reviewmails

28 augustus 2026

Wie wisselt van programma voor facturen en reviewmails, heeft honderden orders waarvoor het oude programma alles al heeft gedaan. En daar zit het risico: het nieuwe programma haalt je orders op bij bol — bol geeft ze gewoon — en ziet ze als nieuw. Dan volgt nóg een factuur en nóg een reviewmail, en twee reviewmails per koper mag niet.

Wat er precies mis kan gaan

• Dubbele reviewmails. De koper kreeg er al één van je oude programma; de tweede is een overtreding van de regels van bol én een rare ervaring voor de koper.
• Dubbele factuurnummers of een tweede factuur. Je administratie telt door alsof er niets gebeurd is, met twee facturen voor één verkoop.
• Geweigerde uploads. Bol neemt één factuur per zending aan. De upload van het nieuwe programma faalt op elke oude order — en blijft falen, elke ronde opnieuw.

De lijst met afgehandelde orders

De oplossing is niet ingewikkeld: het nieuwe programma moet een lijst krijgen van orders die al gedaan zijn. Eén exportbestand met één kolom bestelnummers is genoeg — uit welk programma of spreadsheet het ook komt. Alles op die lijst wordt overgeslagen bij het factureren en mailen; kijken kan nog wel.

De juiste volgorde

• Exporteer bij je oude programma de afgehandelde orders (of het verzendboek van de reviewmails).
• Zet de lijst in het nieuwe programma, vóórdat dat voor het eerst gaat draaien.
• Laat het nieuwe programma één dag meedraaien en kijk na of er niets dubbel ging.
• Trek daarna pas de API-sleutel van het oude programma in.

Zo doet Ordly dit

Ordly heeft die lijst als vast onderdeel van het starten: één csv, en alles daarop krijgt de herkomst "overgenomen" — geen factuur, geen upload, geen mail. Oude factuur-pdf’s neem je ook mee: het portaal zoekt er zelf de order bij. Zie alle functies.

← Alle artikelen